Jeder der ein eigenes Business betreibt weiss, wovon ich rede: eine gute Organisation seiner Kunden (CRM=Customer-Relationship-Management) und Projekte erspart einem viel Stress und man behält die Übersicht. Gleichzeitig möchte man aber nicht zu viel Zeit dafür investieren müssen und sich aufs Wesentliche konzentrieren können.
In diesem Beitrag möchte ich etwas auf Hubspot CRM eingehen, vorallem im Bezug auf die Möglichkeiten. Mit dieser Software haben wir eine Lösung gefunden, mit welcher wir unsere tägliche Arbeit organisiert abhandeln können, ohne den Überblick zu verlieren. Und das Beste: Hubspot CRM bietet die meisten Funktionen kostenlos an, was für viele Startups einen essentieller Punkt darstellt.
Allgmemein
Hubspot CRM steht kostenlos zur Verfügung und ist definitiv mehr als “nur" ein CRM. Es beinhaltet die Möglichkeit, Projekte mit Kontakten zu verknüpfen (sogenannte “Deals") und funktioniert dadurch auch sehr gut als Projektmanagement System. Die meisten Funktionen bzgl. Kundenpflege und Projektmanagement können individuell angepasst werden. Später aber noch mehr dazu.
Nebst dem CRM bietet Hubspot auch Funktionen für weitere Bereiche wie Marketing, Sale oder Services und können mit dem CRM verknüpft werden. Wer mehr dazu lernen möchte, kann sich auf hier weiter einlesen.
Benutzerfreundlichkeit
Vorab: Es braucht eine gewisse Zeit, wenn man Hubspot CRM richtig nutzen und sich in die Materie einarbeiten möchte. Im Gegenzug kann man viele Funktionen so anpassen, sodass sie im Endeffekt mehr Zeit einsparen als gegenüber einer “einfacheren" CRM-Software und zudem eine Lösung anbieten, wie man sie braucht.
Grundsätzlich kann man aber auch die Standarteinstellungen von Hubspot übernehmen und wird mit der Zeit merken, welche Einstellungen man für seinen Gebrauch anpassen kann.
Funktionen
Ich glaube, wir selber haben noch nicht alle Funktionen beansprucht, welche uns diese CRM Software bietet. Ich möchte aber kurz darauf eingehen, welche Funktionen wir nutzen und als sehr hilfreich empfinden (wer eine genaue Übersicht aller Features von Hubspot CRM haben möchte, kann hier reinschauen).
Kundenmanagement
Hier wird unterschieden Firmen und Kontakten und können gleichzeitig verknüpft werden. So kann beispielksweise eine Firma mehrere Kontakte haben.
Bei den Kundendaten kann man die grundsätzlichen Punkte und Informationen eintragen. Wer eigene Felder hinzufügen oder entfernen möchte, kann dies unter den Einstellungen machen.
Timeline
Bei Hubspot CRM wird für Kunden bzw. Projekte jeweils eine Timeline erstellt, wobei alle Aktivitäten protokolliert werden. Hier können unter anderem Notizen gemacht, Aufgaben erstellt oder Meetings protokolliert werden. So kann man für jeden Kunden oder für jedes Projekt eine strukturierte Zusammentfassung aller Aktivitäten. Natürlich ist man selber dafür verantwortlich, wie genau man beispielsweise den Verlauf eines Telefongesprächs protokollieren möchte, aber meist reichen schon ein paar Stichworte. Zudem können viele Funktionen wie Mailverkehr so integriert werden, dass diese automatisch auf die Timeline kommen.
Automatisierung
Ein spannender Punkt ist die Automatisierung. Es empfiehlt sich für jedes Business, Bereich automatisieren zu lassen, sofern es möglich. Damit spart man sich im Endeffekt Zeit und man kann sich aufs Wesentliche konzentrieren.
Hubspot CRM bietet eine Menge an Automatisierungsmöglichkeiten, welche sehr hilfreich sein können. Beispielsweise kann man seinen Mail Server integrieren und somit den Mailverkehr direkt in die Timeline integrieren.
Projektmanagement
Eines der von uns am häufigsten genutzten Funktionen von Hubspot CRM ist das Projektmanagement. Man kann für jedes Projekt einen sogenannten “Deal" erstellen, welcher mit einem Kunden verknüpft wird.
Diese Deals (Projekte) haben eine eigene Timeline und werden für viele Nutzer von Hubspot CRM wahrschenlich die meistebenutzte Funktion sein.
Ein Deal hat sogenante Stages: 0-100% wobei 0% der Anfang und 100% das Ende eines Projektes bedeutet. Beispielweise kann ein Projekt für eine neue Webseite folgendermassen unterteilt werden: Interessiert (0%), Kundenzusage, (25%), in Bearbeitung 50%, Abnahme (75%), Abschluss (100%). Es stehte einem frei, die Anzahl und Benennung der Stages zu definieren, sodass es für die Dienstleistung passt.
Da die meisten Firmen mehr als nur einen Service oder ein Produkt anbieten, bietet Hubspot CRM deshalb Pipelines für die Deals. Somit kann für jeden Service eine andere Pipeline mit anderen Stages erstellt werden. Zur Zeit steht diese Funktione noch frei zur Verfügung, es könnte sich jedoch demnächst ändern.
Integration
Es macht Sinn, Hubspot in die Webseite zu integrieren. Damit kann man weitere Funktionen automatisieren und Hubspot für sich arbeiten lassen. Für WordPress Nutzer kann dies einfach über das Plugin gemacht werden. Andere Seiten müssen allenfalls den einen Source Code anpassen.
Auch Verknüfungen mit Kontaktformularen ist so möglich, sodass Besucher automatisch als in das CRM eingepflegt werden.
Kleiner Tipp: Wir nutzen Zappier, um Kontakte, welche unseren Newsletter abonieren auch gleich automatisch in Hubspot eingetragen werden.
Weitere Funktionen
Livechat
Was wir sehr empfehlen können ist der Live Chat von Hubspot. Dieser ist wieder kostenlos und bietet bereits tolle Funktionen für kleine Firmen oder Entrepreneurs. Der Chat kann mit dem App von Hubspot verknüpft werden, und somit bleibt man stets erreichbar für seine Kunden.
Zusammenfassung
Für wen geeignet:
Hubspot CRM bietet für viele Unternehmen viele Funktionen – und die meisten davon kostenlos. Es ist anpass- und erweiterbar und auf Dauer eine wertvolle Investition. Von dem her meine volle Empfehlung, Hubspot auszuprobieren.
Für wen nicht geeignet:
Wer es ganz einfach halten will ist mit Hubspot vielleicht etwas überfordert und es ist zu mächtig. Trotzdem kann man es probieren, und hey: wer weiss ob in Zukunft nicht ein starkes CRM nötig ist?;)
Schreibe uns deine Erfahrungen mit Hubspot in die Kommentare, was dir gefällt und was nicht. Auch würde mich interessieren, welche Funktionen du für dein Business benutzt.
PS: Sollten noch Ergänzungen oder nicht mehr akutelle Punkte in meinem Beitrag stehen, gib mir Bescheid und ich versuche diesen Artikel möglichst up-to-date zu halten.